最近收到同事起草的文稿，要求按照公文格式整理成为规范的，正式的文稿。

同事虽然也做了一些公文格式的设置，但是还是做不到完全符合公文格式规范。

本人在编辑的过程中处理了许多问题，在此做一个记录，供大家参考。

公文格式的要求有：

页边距设置：

上下3.7cm，左右都是2.8cm。

（这个不难设置）

字体设置：

标题要求设置成为方正小标宋简体，二号，正文字体设置成为仿宋GB2312，三号。

（一些计算机没有安装“方正小标宋简体”和“仿宋GB2312字库”，就没有办法设置并且显示出字体效果，这就需要取得并且安装上相应的字库，才能设置并且安装。）

解决的办法：可以前往一些大学网站，下载他们提供的字体库压缩包。

页面布局：

要求每页22行，每行28个字。行间距28磅。

（在页面设置中进行，用“文档网格”功能进行设置）

页码：

插入在外侧，双面打印时候所有页码都在外侧。（这个比较麻烦，需要好多个步骤才能设置好）

格式：宋体，4号。

但是在他的原文稿上设置， 有的页面却总是显示为每页21行。怎么办？

解决的思路：

把原始稿件的文字复制（以“无格式文本方式”粘贴）到新建的文稿中重新设置，而不是打开原始稿件直接编辑，可以减少不少格式设置的麻烦，因为您不知道原文件中存在多少格式问题啊。

特别是原始文稿每页21行，设置不成每页22行的问题，很难调整。

不如新建空白文档，另起炉灶，从头设置。

一、新建一个空白文档，在这个空白文档中设置好公文格式。

下面开始设置公文格式

1，点击”页面布局“功能选项卡，切换到“页面设置“，点击这里，进行公文格式的各项设置，这些项目有：

■设置上下左右页边距，

切换到“页边距”选项卡，设置上下页边距为3.7cm，左右为2.8cm。设置完毕，不要点击确定。

■设置“文档网格”，成为“每行28个字”，“每页22行”。

■进行“字体设置”

在上面的“文档网格”那一页，找到并且点击下面的“字体设置”，将打开字体设置窗口

在“字体设置”窗口进行设置：按照序号依次操作，最后记得点击“确定”。

此时回到“页面设置”窗口，“文档网格”选项卡，点击下面的“确定”。

完成公文格式的设置。

2，让每一页显示出行号。

这个操作是有必要的，显示出行号，便于监控每页是不是22行，及时处理没有设置好22行的问题。

具体操作：在“页面布局”选项卡，找到，看图设置。

设置好之后效果是这样的：

■按下“Ctrl+S”，保存当前的文件，注意起好名字，一定要规范起文件名。

二、打开原文稿件，把其中的内容复制到新建的文档中，这样的好处是可以留个底稿，同时在新的文稿中设置格式，可以克服原始文稿的一些看不到的格式问题。

操作要领：

1、打开原文稿件，按下快捷键“Ctrl+A”，全选所有文稿的文字，

2、切换到自己建立的设置好格式的新文档界面中，按下快捷键“Ctrl+Alt+V”，这是选择性粘贴的快捷键，在出现的窗口中选择“无格式文本”，点击“确定”，文字就会粘贴到设置好的文档中，记得及时按下“Ctrl+S”，保存文件。

可是，有时候，还是会发现复制到新建文档的文字，字体格式不是仿宋体三号，而是其他的。

原因就是，即使选择了“无格式文本”粘贴，还是带来了原有文档的格式。

怎么办？

★3，关键操作：彻底清除原有文档暗藏的所有的格式，这一步必须做。

必须清除文档原有的所有格式，才能顺利实现公文格式设置的目标。

具体操作，按下“Ctrl+A”，选择全部文字之后，

在“开始”功能区的“样式”按钮区找到下拉菜单，点击之，出现“清除格式”选项。

三、继续设置文档格式，

1，通过样式设置“正文”，“标题”，以及各级标题，这里面是有顺序的。

■，首先设置正文的样式，具体操作：

按下“Ctrl+A”，选择全部文字之后，左键点击样式里的“正文”，立刻在“正文”按钮上点右键，选择“修改”，重新定义正文的字体、字号，段落行间距。

■关键操作在这里：通过这样操作，实现行间距的设置为28磅

行间距调整为固定值，28磅。

■同样的操作，设置公文要求的“标题”的样式，“一级标题”的样式，而不是直选中文字段落进行操作。

●标题样式的设置，右键点击样式区域的“标题”按钮，点击“修改”按钮，设置成为要求的格式。看图操作：

这样就完成“标题”的设置，同样的操作，完成“一级标题”的设置。

2，插入页码的设置，也是一个难点。

要求：插入在外侧，双面打印时候所有页码都在外侧。（这个比较麻烦，需要好多个步骤才能设置好）

格式：宋体，4号。

操作过程：

Step 1，在任一页，插入功能区——页码按钮——点击“页码按钮”的下拉菜单——设置页码格式

Step 2，要点：按下快捷键“Ctrl+home”，定位到第一页，

依次点击“插入”功能区——页码——页面底端——选择靠右的那一种，“普通数字3”类型的。

Step 3，设置奇偶页不同，以便于把偶数页的页码设置到靠左。

设置完后，点击右边的关闭页眉和页脚按钮，退出编辑状态。

Step 4，要点：鼠标定位到第二页，在第二页任意位置点击一下。

“插入”功能区——页码按钮——页面底端——选择靠左的那一种。“普通数字1”类型的。

Step 5 设置页码的字体，字号。

针对奇数页和偶数页的页码需要进行两次设置的操作。以奇数页操作为例。

在页码区域双击鼠标，激活该区域，以便于选中页码，进行设置。

点击“字体”出现的设置窗口，看图设置。

最后，按下键盘上“ESC”键，解除页码编辑状态。

选中偶数页的页码，进行同样的操作，才能把页码全部设置成功。

3，此时，出现新问题，就是页眉上出现横线，如何消除？

操作步骤：

最后，按下键盘上“ESC”键，解除页码编辑状态。

四、处理不规范的标点符号的问题：

由于没有注意输入法的半角全角状态，导致文档中含有一些半角状态的标点符号，如半角的逗号，半角的分号和冒号，还有破折号， 这些半角标点不规范，需要处理。

解决办法：

（一）通过设置，显示出所有格式符号，包括标点符号。

这样做的好处是便于观察处理各种隐藏的格式问题。比如字符之间的空白，软回车的问题。

操作的方法：

1，点击“文件”

2，点击“选项”

3，在“word选项卡”中左边找到“显示”，右边出现相应项目栏，看图，勾选，最后点击“确定”。

此时返回文档就会看到许多不规范的标点符号，需要处理。

（二）巧妙使用word软件的“查找——替换”功能，完成批量替换处理。

1、把半角的逗号，分号，括号，破折号替换成全角的标点，以“半角的逗号替换成全角的逗号”为例，进行演示，其他标点符号的替换，请举一反三。

处理的方法：采用“查找——替换”的高级操作。

2、文章中字符之间暗藏的空白。

处理的方法：还是采用“查找——替换”高级操作。

这样就能高效率完成字符之间空白区域的替换。

■软回车的清除。

软回车是什么？就是从网页中复制文字，出现的这样的符号：

处理的办法：还是“查找——替换”操作

^如何输入？半角状态，按下“shift+数字6”，

查找内容输入“^l”,替换内容输入“^p”,选择“全部替换”。

最后，仔细检查设置的文档，去掉行号（操作步骤见上文，插入行号的逆向操作）。一篇规范的公文格式文件就设置成功了。

操作很辛苦，但是上面的技能需要掌握，特此存照，供参考。